Zo minimaliseer je snel en eenvoudig het verzuim en verloop van zorgprofessionals

Erwin Klappe, arbeids- en organisatiepsycholoog, trainde samen met zijn mentor Onno Hamburger in 2010 al 1.000 zorgprofessionals in werkgeluk én realiseerde hiermee een flinke afname in de verzuim- en uitstroomcijfers van het Amphia Ziekenhuis. Hun project viel landelijk in de smaak en werd door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bestempeld tot best practice tegen werkstress en ter bevordering van werkplezier en duurzame inzetbaarheid.

Erwin Klappe

De werkplek van Erwin bij het Amphia Ziekenhuis bevond zich naast het kantoor van de arbo arts, waar op dat moment veel medewerkers met burn-out klachten kwamen. Erwin verbaasde zich hierover en wist de directie van het ziekenhuis ervan te overtuigen dat het belangrijk was om medewerkers al aan de voorkant te ondersteunen bij hun bevlogenheid en werkgeluk, in plaats van wanneer ze uitvallen. Hoe eerder je erbij bent met het versterken van krachten, hoe minder klachten.

Een aantal jaren verder, mag Erwin zich inmiddels werkgelukexpert noemen, en begeleidt hij zorgbestuurders. Waarom Erwin zich speciaal richt op zorgorganisaties? “Een goede en stabiele zorg – en welzijnssector is van cruciaal belang voor ons allemaal.”

Erwin ziet dat het ondanks alle goede initiatieven op dit moment niet zo best gaat in de zorg. “Het personeelsbestand is een vergiet: het loopt er aan alle kanten uit. 45% van de nieuwe medewerkers vertrekt binnen 2 jaar. Dat is een gigantische kostenpost. Medewerkers staan aan alle kanten onder druk; er zijn te weinig handen aan het bed, te veel procedures en regelgeving en de onzekerheid over het bijhouden van alle nieuwe innovaties neemt toe.”

Maar is dit probleem nog wel op te lossen? En hoe kunnen we ervoor zorgen dat we beter zorgen voor de zorg? Volgens Erwin start dit bij het identificeren en met elkaar oplossen van de belangrijkste verzuim- en verlooplekken.

Hoe werkgelukkig is de Raad van Bestuur en het MT?

In zijn aanpak om de verzuim- en verlooplekken te dichten en het werkgeluk te vergroten, start Erwin in de top. Zodra de zorgbestuurder zichzelf als onderdeel van het probleem ziet, is de oplossing binnen handbereik. Je stuurt een jonge hond ook niet alleen op puppycursus. Het baasje moet mee. Daarom starten we graag in de top. Hoe werk(on)gelukkig is de Raad van Bestuur en het MT zelf? Zodra je weet hoe je jezelf kunt sturen naar gelukkiger werken, wordt het eenvoudiger om anderen hierbij te helpen.

Het bestuur en MT van een zorgorganisatie die het werkgeluk van alle medewerkers wil vergroten, wordt door Erwin begeleid in drie noodzakelijke stappen die het ‘ripple effect’ tot stand gaan brengen.

1. Meet: hoe je binnen 5 minuten de belangrijkste verzuim- en verlooplekken in jouw team identificeert en oplost.
2. Coach: hoe je medewerkers in 10 minuten activeert en motiveert.
3. Borg: hoe je voor de lange termijn een positieve organisatiecultuur creëert, zodat je de beste medewerkers aantrekt en voor lange termijn behoudt.

Wanneer deze stappen zijn doorlopen is de top klaar om werkgeluk te introduceren bij alle leidinggevenden en met hen dezelfde stappen te doorlopen. Zo ontstaat een rimpeling die in de hele organisatie doorklinkt. “Leidinggevenden moeten op ieder niveau in een zorgorganisatie niet alleen verantwoordelijk worden gehouden voor de productiekant. Maar juist ook voor de menskant: hoe werkgelukkig zijn mijn medewerkers? Dit start met ieder kwartaal een korte meting: neemt ons werkgeluk toe en het verzuim en verloop af?

Hiervoor moeten drie randvoorwaarden op orde zijn:

1. Hebben we mensgerichte leidinggevenden op alle niveaus?
2. Beschikken we over kleine teams?
3. Durven we te investeren in de ontwikkeling van onze teamleiders?

De zekerheid van ongeluk of de onzekerheid van geluk?

Om duurzaam met werkgeluk aan de slag te gaan, heb je als bestuurder lef nodig. Volgens Erwin weten bestuurders vaak heel goed wat er nodig is. Waar het om gaat is dat je als organisatie duidelijke keuzes maakt en het lef hebt om werk van werkgeluk te maken. Kies je dus voor de zekerheid van ongeluk of durf je te kiezen voor de onzekerheid van geluk (bron: Geurts in het Handboek Werkgeluk, 2020)? En kies je voor een duurzame aanpak, dan ga je als organisatie op zoek naar lange termijn oplossingen; zoals een duidelijke focus op interventies die nodig zijn. “Do less then obsess: focus op een gering aantal bewezen interventies en krijg hier een gezonde obsessie voor. Dat werkt beter dan veel initiatieven halfslachtig doen.

Een langdurige inzet op werkgeluk, vraagt natuurlijk ook om een financiële investering. Maar kan dat nog wel in deze tijd waarin zorgorganisaties onder financiële druk lijken te staan? “Zie je het als een kostenpost of als een investering om miljoenen euro’s per jaar te besparen op verzuim en ongewenst verloop? Die vraag moet iedere bestuurder zich vooraf stellen”, aldus Erwin.

Werkgelukkige medewerkers leveren op!

Hoe meer waardering en vertrouwen een medewerker krijgt, hoe hoger het werkgeluk. “Dit is een lineair verband. Eén keer in de 7 dagen moet een medewerker gewoon horen wat deze goed doet.
En wanneer je medewerkers werkgelukkig zijn, zijn ze van grote meerwaarde voor je organisatie.” Volgens Erwin zijn er drie concrete resultaten:

  • De werkgelukkige medewerker verzuimt niet
  • De gelukkige medewerker vertrekt niet
  • De werkgelukkige medewerker is trots en een ambassadeur richting schaars te vinden personeel.

“En niet onbelangrijk; een gelukkige medewerker is bovendien ook een fijner mens thuis. Werkgelukkig zijn heeft een aanstekelijk effect, niet alleen binnen het werk, maar ook daarbuiten.”

Erwin bracht onlangs het e-book De 5 geheimen om ongewenst verloop in jouw ziekenhuis te minimaliseren uit. Binnen een week werd zijn eBook 3.000 keer aangevraagd. Hij is ervan overtuigd dat sturen op werkgeluk dé manier is om te sturen op het behoud van medewerkers. “Wanneer het werkgeluk stijgt, daalt het verzuim en het ongewenst vertrek van medewerkers als eerste.”

Erwin onderbouwt zijn overtuiging met behaalde resultaten uit opdrachten die hij heeft uitgevoerd voor zorgorganisaties, zoals het Franciscus Gasthuis & Vlietland en het Amphia Ziekenhuis. In beide organisaties bleek dat bij de groep medewerkers die met werkgeluk aan de slag gingen het verzuim daalde. En dit gebeurde niet bij de controlegroep die niet meegenomen werd in het werkgeluk-traject. “Bij het Franciscus Gasthuis & Vlietland daalde op sommige afdelingen het verzuim in coronatijd binnen 6 maanden zelfs van 13% naar 3%. En wanneer je deze daling in een grote zorgorganisatie doorrekent, gaat het ineens over een besparing van miljoenen euro’s per jaar.”

Het succesverhaal van het Franciscus Gasthuis & Vlietland begon voor Erwin met het begeleiden van een kleine club enthousiaste leidinggevenden. “Samen hebben we goed gekeken naar wat je rondom werkgeluk kunt doen om verpleegkundigen aan het bed te houden. Het verzuim nam af en toen werd het traject ook voor andere afdelingen interessant. Uiteindelijk ontstond er zelfs een wachtlijst van leidinggevenden voor de opleiding tot werkgelukcoach.” Denk groot, start klein en vrijwillig. Dat zijn belangrijke ingrediënten om werkgeluk als een positief virus binnen een zorgorganisatie te verspreiden.

Daarnaast is werkgeluk volgens Erwin ook de sleutel voor het behoud van medewerkers. “32% van ongelukkige medewerkers is actief op zoek naar een nieuwe baan, terwijl slechts 4% van de gelukkige medewerkers op zoek is (bron: Nationaal Werkgeluk Onderzoek). En met veel werkgelukkige medewerkers, word je ook nog eens een aantrekkelijke werkgever!”

Kortom, sturen op werkgeluk is sturen op een toekomstbestendige zorgorganisatie. Ben je nieuwsgierig naar meer tips en adviezen van Erwin?

Download hier zijn e-book ‘5 geheimen om het ongewenst verloop binnen jullie ziekenhuis te minimaliseren’.

Liever even sparren?

Vera denkt graag mee om jouw uitdagingen om te zetten in oplossingen.

Neem contact op