Zo geeft IJK MeanderGroep rust in de basis en ruimte om te groeien

Toen MeanderGroep in 2020 overstapte op AFAS, was de druk hoog. Meerdere cao's, complexe processen, en de coronapandemie als extra uitdaging. Toch verliep de implementatie snel en zorgvuldig. Vanaf dat moment begon ook de samenwerking met IJK.

De uitdaging: continuïteit borgen in een complexe organisatie

Grote zorgorganisaties hebben te maken met meerdere cao's, wisselende regelgeving en een grote diversiteit aan functies en contracten. Dat maakt salarisadministratie en HR-processen foutgevoelig, zeker onder piekbelasting. MeanderGroep wilde die basis stevig neerzetten, zonder dat het eigen HR-team overbelast raakt.

De oplossing: outsourcing met behoud van een vertrouwd gezicht

MeanderGroep besteedt de salarisadministratie grotendeels uit aan IJK. Een vast team van specialisten verzorgt de maandelijkse runs, met grondige kennis van de specifieke inrichting, cao's en uitzonderingen binnen de organisatie.

Belangrijk daarbij: medewerkers hebben geen rechtstreeks contact met IJK. MeanderGroep houdt eigen HR-medewerkers in dienst voor de servicedesk, personeels- en salarisadministratie en als aanspreekpunt voor collega's. Het interne HR-team blijft het vertrouwde gezicht, terwijl IJK op de achtergrond de continuïteit borgt.

Directeur HR Arno Hanssen en manager HR Harald Kengen merken daar dagelijks de waarde van:

"Het geeft enorm veel rust dat de salarisverwerking altijd doorgaat. IJK kent onze organisatie door en door en handelt wanneer dat nodig is."

Door te werken met AFAS als geïntegreerd platform voor HRM, payroll en ERP, heeft MeanderGroep bovendien een stabiele digitale basis voor de hele bedrijfsvoering. Dat zorgt voor overzicht en samenhang, precies wat nodig is in een grote en complexe zorgorganisatie. Heldere afspraken bepalen wie wat oppakt: alles met raakvlakken naar payroll ligt bij IJK, de rest van AFAS bij MeanderGroep zelf. Dat scheelt ruis en fouten.

Digitalisering die daadwerkelijk tijd oplevert

Naast de basis op orde brengen, zette MeanderGroep de afgelopen jaren ook stevige stappen in digitalisering. De onboarding van nieuwe medewerkers is daar een mooi voorbeeld van:

"Door de digitalisering zijn de doorlooptijden korter en is er veel minder handmatig werk. Nieuwe collega's vinden vanaf dag een hun weg in het systeem."

Ook op het gebied van compliance boekt de organisatie winst. Met de BIG-registerkoppeling controleert het systeem elke nacht automatisch alle BIG-registraties. Zodra er iets afwijkt, zoals een verlopen registratie, beperking of maatregel, start direct een workflow in AFAS. MeanderGroep verkent samen met IJK ook de VOG-koppeling, de VOG-validatiecheck en de ID-check via HubBI - een oplossing van IJK - om nog meer foutgevoelige processen te automatiseren.

Meer dan een leverancier: een partner die meedenkt

De samenwerking tussen MeanderGroep en IJK gaat verder dan de dagelijkse operatie. MeanderGroep neemt actief deel aan inspiratiesessies van IJK en dat werkt aanstekelijk:

"Tijdens zo'n sessie zie je weer wat er allemaal mogelijk is. Dat inspireert om verder te optimaliseren en digitaliseren."

Jaarlijks is er strategisch overleg, aangevuld met regelmatige operationele afstemming. Een partnerschap dat op de lange termijn is gebouwd, en dat ruimte biedt om vooruit te blijven kijken. Digitalisering, nieuwe koppelingen en optimalisaties in AFAS staan op de agenda, net als een nieuw thema: AI.

"We zijn nieuwsgierig naar wat AI voor ons kan betekenen. We laten ons daarin graag meenemen door IJK."

Het resultaat

Dankzij de samenwerking met IJK heeft MeanderGroep:

• geborgde continuïteit in de salarisadministratie, ook bij piekbelasting;
• minder foutgevoelige processen door heldere afspraken en digitalisering;
• betere compliance dankzij de BIG-registerkoppeling;
• kortere doorlooptijden en minder handmatig werk bij onboarding;
• meer rust én ruimte voor HR om zich op strategische thema's te richten.

Zo houdt MeanderGroep de basis op orde, terwijl er ruimte overblijft om te blijven groeien. En dat begint niet bij systemen, maar bij een partner die meedenkt, meegroeit en de organisatie door en door kent.