Hoe Het Gastenhuis de administratieve druk vermindert met behulp van HubBI
Het Gastenhuis is een kleinschalig woonconcept voor mensen met dementie. Bewoners leven er in een open omgeving waar eigen regie, herkenning en menselijk contact centraal staan. Geen gesloten deuren of pasjes, maar een woonvorm waar bewoners zich écht thuis voelen.
De organisatie groeit snel. Inmiddels zijn er dertig locaties in Nederland en komen er jaarlijkse meerdere huizen bij. Die groei vraagt om een efficiënte inrichting van ondersteunende processen. Niet om kosten te besparen, maar om mensen en middelen zoveel mogelijk in te zetten waar ze het hardst nodig zijn: bij de bewoners.
Administratieve druk
Met ruim duizend medewerkers nam het administratieve werk flink toe. Zo kostte het aanvragen van VOG’s wekelijks bijna een volle werkdag. Ook de verwerking van vakantiedagen, opleidingskosten en plus- of minuren bij uitdiensttreding was tijdrovend en foutgevoelig. Daarnaast liep de druk op binnen het functioneel beheer en de salarisadministratie.
Automatiseren wat niet bijdraagt aan het werkplezier
Om processen te verbeteren zonder extra personeel aan te nemen, ging Het Gastenhuis op zoek naar slimme manieren om werkdruk te verlagen. Ze kozen voor HubBI, een oplossing die helpt bij het automatiseren van terugkerende administratieve taken in AFAS.
Wat begon met het automatiseren van het VOG-proces, groeide uit tot een bredere samenwerking. Inmiddels werkt de organisatie met dertien verschillende automatiseringen via HubBI. Denk aan:
• het automatisch verwerken van fietsvergoedingen en andere regelingen
• het tijdig aanpassen van salarissen bij langdurige ziekte
• het aanvragen van gespreide uitbetaling van vakantiegeld en eindejaarsuitkering
• het afsluiten van openstaande taken en wijzigen van e-mailadressen bij in- en uitdiensttreding
• het controleren van paspoorten en ID’s bij aanstelling
• het automatisch controleren van registraties in het BIG-register
Volgens Martin is de impact groot: “We zijn van anderhalve naar een halve FTE op de salarisadministratie gegaan, voor meer dan duizend medewerkers. Dat is echt mogelijk door HubBI, in combinatie met slimme keuzes in AFAS en andere systemen.”
Meer rust, minder fouten
De grootste winst zit in betrouwbaarheid en werkplezier. De processen verlopen soepeler en geven medewerkers het vertrouwen dat het goed geregeld is. “We hoeven er niet meer over na te denken of het goed gaat. We weten dat het goed gaat.”
Ook de samenwerking met HubBI wordt als soepel en betrokken ervaren. “Ze denken actief mee, ook over hoe het nog beter kan. Dat voelt als een echt partnerschap.”
Voor de komende periode staat er alweer een volgende stap op de agenda: een koppeling met het roostersysteem. Daarmee verdwijnen opnieuw veel handmatige handelingen.
Alles voor de bewoners
Waar het uiteindelijk om draait, is de ruimte om zorg te kunnen geven. Martin noemt het voorbeeld van bewoner Jaap. “Hij was een tijd uit beeld door een ziekenhuisopname. Toen hij terugkwam en binnenstapte, zei hij: ‘Ik ben weer thuis.’ Dat is waar we het voor doen. Alles wat we met HubBI slimmer kunnen organiseren, zorgt ervoor dat we er echt kunnen zijn voor onze bewoners.”
